Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

BORDROLAB TAHAKKUK KONTROL
Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

**1. Veri Sorumlusu ve Kapsam**

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında, BordroLab internet sitesi ile Tahakkuk Kontrol uygulamasının indirme, demo, lisanslama ve destek süreçlerinde işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusu:

Ad Soyad / Ticaret Unvanı: [Veri sorumlusunun adı soyadı veya ticaret unvanı]
Başvuru Adresi: [Veri sorumlusunun başvuru adresi]
Hizmet/Platform: BordroLab
İnternet Sitesi: www.bordrolab.com
KVKK İletişim: kvkk@bordrolab.com

BordroLab, yukarıda belirtilen veri sorumlusu tarafından sunulan hizmet ve platformun adıdır.

Bu Aydınlatma Metni; Tahakkuk Kontrol uygulamasını indiren, demo veya lisans süreçlerinden yararlanan ve destek talebinde bulunan kişilerin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Ayrıca uygulamanın kullanıcının bilgisayarında gerçekleştirdiği yerel veri işleme faaliyetleri hakkında açıklama içerir.

**2. Demo, İndirme, Lisanslama ve Destek Süreçlerinde İşlenen Veriler**

Gerçekleştirilen işleme bağlı olarak aşağıdaki bilgiler işlenebilir:

- E-posta adresi ve destek başvurularında paylaşılan iletişim bilgileri,
- IP adresi ve erişime ilişkin teknik kayıtlar,
- Uygulama kodu ve uygulama sürümü,
- Cihazın ayırt edilmesi amacıyla oluşturulan tek yönlü cihaz özeti (device hash),
- E-posta doğrulama işlemlerinin tarihi, durumu ve deneme bilgileri,
- İndirme ve aktivasyon tokenlarına ilişkin oluşturulma, geçerlilik ve kullanım bilgileri,
- Demo aktivasyon ve sona erme tarihleri,
- Son lisans kontrol zamanı,
- Lisansın kullanım ve engellenme durumu,
- İndirme, aktivasyon ve lisans doğrulama işlemlerine ilişkin teknik kayıtlar,
- Destek talebinin içeriği ve kullanıcı tarafından destek amacıyla iletilen dosyalar.

Cihaz özeti, cihazı lisansla eşleştirmek amacıyla kullanılır. Tek yönlü özet biçiminde oluşturulması, bu bilginin kişisel veri niteliğini kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

**3. Tahakkuk Kontrol Uygulamasında Yerel Olarak İşlenen Veriler**

Tahakkuk Kontrol, kullanıcının yetkili olduğu SGK e-Bildirge hesapları üzerinden tahakkuk ve hizmet dönemi sorgulama, belge indirme ve raporlama işlemlerini gerçekleştirmek amacıyla kullanılır.

Bu işlemler sırasında, kullanılan ekran ve belgelerin içeriğine bağlı olarak aşağıdaki bilgiler kullanıcının bilgisayarında işlenebilir:

- Firma ve işyeri bilgileri ile işyeri sicil numaraları,
- SGK kullanıcı adı, işyeri kodu, kullanıcı şifresi ve sistem şifresi,
- Sorgulanan yıl ve dönem bilgileri,
- Tahakkuk ve hizmet kayıtlarında bulunan bilgiler,
- Tahakkuk belgelerinde yer alan prim, matrah, tutar ve diğer mali bilgiler,
- Erişilen belgelerde bulunması halinde gerçek kişilere ait kimlik ve iletişim bilgileri,
- Firma bazında işlem sonuçları ve hata kayıtları,
- İndirilen belgeler ve oluşturulan Excel raporları.

Firma kayıtları, indirilen belgeler, raporlar ve uygulamanın oluşturduğu yerel işlem kayıtları kullanıcının bilgisayarında tutulur.

SGK hesap bilgileri, tahakkuk ve hizmet içerikleri ile oluşturulan raporlar, uygulamanın olağan lisans doğrulama sürecinde BordroLab sunucularına gönderilmez. Lisans doğrulamasında kullanılan bilgiler, bu metnin ikinci bölümünde açıklanan lisans ve teknik verilerle sınırlıdır.

SGK işlemleri sırasında gerekli hesap ve sorgu bilgileri SGK sistemlerine iletilir. Kullanıcının destek amacıyla BordroLab’a belge, ekran görüntüsü veya işlem kaydı göndermesi ise ayrıca bir veri paylaşımı oluşturur.

**4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepleri**

BordroLab tarafından yürütülen veri işleme faaliyetlerinde aşağıdaki amaç ve hukuki sebepler esas alınır:

Demo talebinin alınması, e-posta adresinin doğrulanması, indirme işleminin sağlanması, demo hakkının oluşturulması ve lisansın doğrulanması; sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması ve gerekli olması ölçüsünde KVKK’nın 5’inci maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendine dayanır.

Mükerrer veya yetkisiz kullanımın önlenmesi, cihaz ve lisans eşleşmesinin kontrolü, doğrulama taleplerinin sınırlandırılması ve sistem güvenliğinin sağlanması; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, gerekli ve ölçülü olduğu ölçüde aynı fıkranın (f) bendindeki meşru menfaat şartına dayanır.

Sözleşme kapsamındaki teknik destek taleplerinin karşılanması aynı fıkranın (c) bendine; uyuşmazlıkların incelenmesi ve hukuki taleplerin yürütülmesi ise gerekli olduğu ölçüde (e) bendindeki bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması şartına dayanır.

Mevzuattan kaynaklanan yükümlülükler kapsamında gerekli veri işleme faaliyetleri, uygulanabilir yükümlülükle sınırlı olarak aynı fıkranın (ç) bendine dayanır.

Açık rıza gerektiren ayrı bir veri işleme faaliyeti bulunması halinde ilgili kişiden ayrıca açık rıza alınır. Aydınlatma metninin okunması veya uygulamanın kullanılması, tek başına açık rıza olarak değerlendirilmez.

Tahakkuk Kontrol’de yerel olarak işlenen SGK hesap ve belge verilerinin işlenme amacı ve hukuki sebebi, bu işlemleri kendi adına yürüten kullanıcı veya kuruluş tarafından belirlenir.

**5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi**

Kişisel veriler; BordroLab internet sitesi, e-posta doğrulama ve indirme ekranları, demo ve lisans servisleri, uygulamanın lisans kontrol mekanizması, destek yazışmaları ve teknik erişim kayıtları üzerinden elektronik ortamda otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle elde edilir.

Yerel uygulama verileri ise kullanıcının uygulamaya girdiği firma ve hesap bilgileri ile kullanıcının yetkili hesabı üzerinden erişilen SGK ekranları ve belgelerinden elde edilir.

**6. Kişisel Verilerin Aktarılması**

İnternet sitesinin barındırılması, e-posta iletişimi ve demo/lisans altyapısının işletilmesi amacıyla GoDaddy tarafından sağlanan barındırma ve bilişim hizmetlerinden yararlanılır. İlgili hizmetin gerektirdiği ölçüde e-posta adresi, IP adresi, cihaz özeti, lisans bilgileri ve teknik kayıtlar bu altyapıda işlenebilir.

Kişisel veriler, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması için gerekli olması halinde, mevzuatta öngörülen şartlar kapsamında yetkili kamu kurumlarına ve adli veya idari mercilere aktarılabilir.

Yurt dışına aktarım bakımından kullanılan altyapı ve uygulanabilir hukuki mekanizma:

[Hizmet sağlayıcının sözleşmedeki unvanı, ilgili veri kategorileri, aktarım amacı, aktarımın gerçekleştiği ülke/altyapı ve KVKK’nın 9’uncu maddesi kapsamında fiilen uygulanan aktarım mekanizması açıklanmalıdır.]

Tahakkuk Kontrol’ün yerel olarak işlediği SGK şifreleri, tahakkuk ve hizmet içerikleri, indirilen belgeler ve Excel raporları uygulamanın olağan çalışma sürecinde BordroLab veya GoDaddy sunucularına aktarılmaz. Kullanıcının destek amacıyla ayrıca ilettiği içerikler bu kapsamın dışındadır.

**7. Saklama ve İmha**

BordroLab tarafından işlenen kişisel veriler, uygulanabilir mevzuatın öngördüğü süreler ve işleme amacının gerektirdiği sürelerle sınırlı olarak saklanır.

Demo ve lisans kayıtları; kullanım hakkının yönetilmesi, mükerrer kullanımın önlenmesi, güvenlik ve uyuşmazlık süreçleri için gerekli süre boyunca muhafaza edilir. İlgili amaç sona erdiğinde veya daha sınırlı veriyle karşılanabilir hale geldiğinde kayıtların saklanma gerekliliği yeniden değerlendirilir.

İşlemeye dayanak oluşturan sebeplerin tamamının ortadan kalkması halinde kişisel veriler, mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Yerel firma kayıtları, indirilen belgeler ve Excel raporlarının saklanması, erişim yetkilerinin belirlenmesi, paylaşılması ve imhası ilgili kullanıcı veya kuruluşun sorumluluğundadır. Uygulamanın kaldırılması, bu dosyaların tamamının otomatik olarak silindiği anlamına gelmez.

**8. Veri Güvenliği ve Yerel Kullanım**

BordroLab tarafından işlenen kişisel veriler için verinin niteliğine uygun teknik ve idari güvenlik tedbirleri uygulanır.

Kullanıcı, yalnızca erişim ve işlem yapma yetkisine sahip olduğu SGK hesaplarını kullanmalıdır. Uygulamanın kullanılması, SGK hesaplarına veya kişisel verilere ilişkin ayrıca bir erişim yetkisi sağlamaz.

Yerel veritabanları, indirilen belgeler ve Excel raporları kişisel veri içerebilir. Bu dosyaların yetkisiz erişime karşı korunması, yalnızca yetkili kişilerle paylaşılması ve saklama süresi sona erdiğinde uygun şekilde imha edilmesi gerekir.

Destek taleplerinde işlem için gerekli olmayan kişisel bilgiler ve SGK şifreleri paylaşılmamalı; mümkün olduğunda belgeler ve ekran görüntüleri gereksiz kişisel bilgilerden arındırılmalıdır.

**9. İlgili Kişinin Hakları**

KVKK’nın 11’inci maddesi kapsamında ilgili kişiler:

- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini isteme,
- Kanunda öngörülen şartlarda verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik analiz sonucunda aleyhlerine bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Hukuka aykırı işleme nedeniyle oluşan zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

**10. Başvuru**

BordroLab’ın veri sorumlusu olduğu faaliyetlere ilişkin talepler, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirtilen yöntemlerle birinci bölümdeki başvuru adresine iletilebilir. Elektronik başvurular için kvkk@bordrolab.com adresi kullanılabilir; başvuru yönteminin Tebliğ’deki koşulları taşıması gerekir.

Başvuruda kimliğin ve talebin belirlenmesine yetecek bilgiler sunulmalıdır. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

Kullanıcı veya kuruluş tarafından yerel olarak işlenen çalışan ve SGK belge verilerine ilişkin talepler, bu veriler bakımından ilgili veri sorumlusuna yöneltilmelidir.

**11. Güncelleme**

Bu metin, uygulamanın işlevleri, kullanılan altyapı ve kişisel veri işleme faaliyetlerindeki değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel metin BordroLab internet sitesinde yayımlanır.

Son Güncelleme Tarihi: 29.09.2026